Les secrétaires à l'avant-garde
des nouvelles technologies

 

Le 20 avril 2000 - Les secrétaires sont à l'avant garde des nouvelles technologies. C'est à la fois un constat de fait et le résultat des opinions qu'elles expriment sur Internet, les e-mails et l'intranet.

Un constat de fait tout d'abord : cette profession, qui a été bouleversée par l'irruption de la micro-informatique et du traitement de texte à la fin des années quatre-vingt (74% déclarent l'utiliser aujourd'hui), est aux avant-postes de l'arrivée d'Internet et de la messagerie électronique dans les entreprises. Un peu plus d'une secrétaire sur deux utilisent un de ces outils aujourd'hui, en particulier les e-mails (43%), mais aussi l'intranet (23%) et Internet (21%), soit beaucoup moins que le traitement de texte ou le fax (74%), mais davantage que le téléphone portable (18%) qui demeure dans les entreprises l'outil privilégié des dirigeants et des commerciaux.

Ce taux d'utilisation dépend en premier lieu de la structure d'équipement des entreprises françaises : 65% des secrétaires travaillant dans des grandes entreprises utilisent ces outils contre 37% seulement dans les petites ; l'utilisation est également plus forte dans les entreprises privées ou publiques (53%) que dans l'administration (37%). Mais le statut de la secrétaire n'est pas indifférent : les assistantes de direction sont presque deux fois plus nombreuses que les autres à e-mailer ou surfer sur le Web, poussées sans doute par le niveau de responsabilité de leur "patron" et le courrier électronique qu'il génère.

Un rôle majeur dans le développement des nouvelles technologies
au sein de l'entreprise

La secrétaire-assistante doit également être la traductrice et l'initiatrice des nouvelles technologies auprès d'un personnel parfois rétif : une sur deux gère ainsi les e-mails à la place de la personne pour laquelle elle travaille. Elles doivent donc sans doute faire preuve de pédagogie auprès d'un personnel qui, découvrant ces outils, ne l'utilise pas toujours à bon escient : 46% des secrétaires se plaignent ainsi que les gens autour d'elles utilisent la messagerie soit de manière excessive (16%), soit pas assez 30%) ; 50% pensent au contraire qu'ils l'utilisent correctement. Une grande partie des secrétaires voit donc son rôle traditionnel de relais enrichi par une nouvelle mission : acclimater Internet dans l'entreprise, en réguler l'usage, en expliquer l'intérêt et les limites.

D'autant que leur intérêt pour ces technologies est très net : un tiers déclarent s'y intéresser "beaucoup" et 42% "assez", soit 75% d'intérêt qui se mue en quasi-enthousiasme chez celles qui l'utilisent tous les jours : 86% d'entre elles déclarent s'intéresser aux nouvelles technologies. Surprise : les plus âgées sont à peine moins emballées que les plus jeunes ! C'est bien l'ensemble de la profession qui est en voie d'être conquise par Internet.

Des avantages certains (gain de temps et organisation)
mais une crainte de déshumanisation

Si la pratique a emporté l'adhésion, c'est qu'Internet recèle de nombreux avantages aux yeux des secrétaires qui les utilisent : gagner du temps (85% d'accord), permettre de mieux s'organiser (71%) et être mieux informé de ce qui se passe dans l'entreprise (65%) sont les résultats directs de ces nouvelles technologies.

Mais s'ils permettent de communiquer avec plus de gens et plus vite, permettent-ils de mieux communiquer ? Ce n'est pas sûr : 63% des utilisatrices déplorent qu'il y ait de moins de moins de contacts humains, 51% pensent qu'Internet renforce le cloisonnement. Un ensemble d'employés prostrés devant leur écran (47% estiment qu'on "passe trop de temps devant l'ordinateur"), communiquant frénétiquement mais de plus en plus superficiellement : voilà la crainte des secrétaires aujourd'hui, elles si sensibles à la convivialité, à la relation personnelle, à la médiation qui humanise les entreprises et les bureaux.

Un autre regret : Internet et la messagerie n'ont pas sonné le glas du travail répétitif et fastidieux puisque seules 10% citent cet impact d'Internet sur leur travail. La gestion en flux tendu des e-mails et l'assiduité accrue à l'écran semblent donc être la contrepartie de la rapidité et de l'ouverture sur l'extérieur.

Une secrétaire sur quatre utilise Internet à la maison

Il demeure qu'Internet a été pour la plupart une découverte positive, qu'elles ont importé dans leur foyer pour 25% d'entre elles qui pratiquent Internet à la maison, proportion bien supérieure à la moyenne nationale des internautes (1) : là encore, les secrétaires sont à l'avant garde du cybermonde. Si elles ne montent pas toutes leur start-up dans les années à venir, au moins sont-elles armées pour participer à l'aventure.

Comment remercier des secrétaires aussi efficaces et branchées ? Le bouquet de fleurs demeure, pour 62% d'entre elles, le cadeau qui leur fait le plus plaisir, très loin devant la boîte de chocolats (23%), démentant ainsi la chanson de Jacques Brel, et le déjeuner (12%). Les fleurs emportent la préférence de toutes les générations et quel que soit le lieu où l'on travaille. Mais il faut dire qu'elles font déjà partie du quotidien de l'entreprise : présentes dans le hall d'accueil de 60% des entreprises ou administrations où a été réalisée l'enquête, les fleurs sont également dans les bureaux (41%) et sont une marque de convivialité entre collègues de bureaux, à l'occasion d'un cadeau par exemple (39%).

Certaines traditions semblent bien établies : on décore les bureaux de fleurs davantage dans l'administration (54%) que dans les entreprises privées (35%), où en revanche on s'offre plus souvent des fleurs entre salariés (40%) ; les services, banques, assurances, mettent davantage de fleurs dans les halls et dans les bureaux : l'accueil du client n'étant pas encore totalement devenu virtuel et sur réseau, les fleurs demeurent une marque de convivialité et d'humanité.

FICHE TECHNIQUE

Sondage effectué du 3 au 6 avril 2000 pour L’OFFICE HOLLANDAIS DES FLEURS à l’occasion de la Fête des Secrétaires et Assistantes, auprès d’un échantillon national de 400 secrétaires assistantes interrogées par téléphone. Méthode des quotas (sexe, âge, profession du chef de ménage PCS) et stratification par région et catégorie d’agglomération.

LES RÉSULTATS

Question : D'un point de vue personnel, vous intéressez-vous aux nouveaux moyens de communication (Internet, messagerie électronique, portable) :

Question : Actuellement, quels sont les outils que vous utilisez le plus dans votre travail ? (1) (Liste lue par l’enquêteur)

(1) Le total des pourcentages est supérieur à 100, les personnes interrogées ayant pu donner trois réponses.

Question : En dehors de votre travail, utilisez-vous Internet chez vous, dans votre vie personnelle ?

Question : Êtes vous chargée de gérer les e-mails des personnes pour qui vous travaillez ?

Question : Avez-vous le sentiment que les gens dans votre entreprise :

Question : Avez-vous le sentiment que pour l’ensemble des gens qui travaillent dans votre société, ces nouveaux outils (Internet, mail etc.) permettent :

Question : Pour vous personnellement, quels sont les principaux avantages de ces outils ? (1 )(Liste lue par l’enquêteur)

(1) Le total des pourcentages est supérieur à 100, les personnes interrogées ayant pu donner trois réponses.

Question : Et quels sont leurs principaux inconvénients ? (1) (Liste lue par l’enquêteur)

(1) Le total des pourcentages est supérieur à 100, les personnes interrogées ayant pu donner trois réponses.

Question : Si votre patron décidait, à l’occasion de la fête des Secrétaires, de vous remercier pour votre efficacité et votre implication, quel est le geste auquel vous seriez le plus sensible ?

Question : Dans l'entreprise ou l'organisme dans lequel vous travaillez, quelles sont les utilisations que l'on fait des fleurs ?(1)

(1) Le total des pourcentages est supérieur à 100, les personnes interrogées ayant pu donner plusieurs réponses.